Fortum Power and Heat Oy:n tietosuoja- ja rekisteriseloste

Rekisterinpitäjä ja yhteyshenkilö  

Fortum Power and Heat Oy
Y-tunnus: 0109160-2
Käyntiosoite: Keilaniementie 1, Espoo
Postiosoite: PL 100, 00048 FORTUM
Puhelin: 010 4511
Verkkopalvelu: www.fortum.fi
Yhteyshenkilö rekisteriasioissa: Lotta Laxén; puhelin: +358 40 709 5548     

Rekisterin nimi  

Fortum Power and Heat Oy:n asiakasrekisteri    

Henkilötietojen käsittelyn ja rekisterin tarkoitus ja rekisterin pitämisen peruste  

Rekisterinpitäjä tai sen valtuuttama yhteistyökumppani käyttää asiakkaiden tai potentiaalisten asiakkaiden henkilötietoja henkilötietolain mukaisesti seuraaviin tarkoituksiin:

• liittämis- ja toimituspalvelujen ylläpito
• asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen
• rekisterinpitäjän tuotteiden ja palvelujen markkinointi, etämyynti ja toimitus
• laskutus, maksujen valvonta ja perintä
• rekisterinpitäjän liiketoiminnan kehittäminen ja siihen liittyvän asiakaspalvelun kehittäminen          

Rekisterin tietosisältö  

Asiakkailta ja markkinointi- ja yhteydenottoluvan antaneilta potentiaalisilta asiakkailta kerätään ja talletetaan yllä olevia tarkoituksia varten tarpeelliset tiedot, jotka laajimmillaan ovat:  

Asiakastiedot
• nimi
• henkilötunnus
• asiakasnumero
• juridinen vai fyysinen henkilö
• kielikoodi
• yhteystiedot yhteydenottoa varten (mm. puhelinnumero ja sähköpostiosoite) 

Käyttökohteen tiedot
• lähiosoite
• postinumero
• postitoimipaikka
• asumismuoto ja omistussuhde
• käytön ajoitus
• kaukolämmön, kaukokylmän ja maakaasun käyttöön vaikuttavat tekijät
• kaukolämmön, kaukokylmän ja maakaasun käytön kulutusarvio tai tiedot kulutuksesta
• tieto mittarista ja lämmönjakolaitteista 

Laskutus- ja maksuliikennetiedot
• laskutusosoitetiedot
• eräpäivä
• laskutusrytmi
• laskutustapa
• tilinumero
• tiedot maksuista

Muut tiedot
• asiakaskontaktit
• asiakaspalautteet
• palvelujen käyttöön liittyvät tiedot 
• asiakkaiden tyytyväisyystiedot
• lainsäädännön mukaiset lupa- ja kieltotiedot  
• muut nykyisen tai aikaisemman asiakkaan suostumuksella tai valtuuttamana saadut tiedot, jotka ovat tarpeellisia hänen pyytämänsä palvelun toteuttamiseksi       

Säännönmukaiset tietolähteet  

Asiakkaita koskevat tiedot saadaan asiakkailta mm. tarjouspyyntöjen, tilausten, sopimusten ja muiden kontaktien yhteydessä sekä niistä tiedoista, jotka tallentuvat tai tallennetaan asiakkaan palveluiden tai tuotteiden käytöstä. Kaikki asiakkaiden kontaktit voidaan tallentaa. Tallenteita käytetään mm. liiketapahtumien todentamisessa, reklamaatioiden käsittelyssä sekä asiakaspalvelun kehittämisessä. Henkilötietoja voidaan myös kerätä, tallettaa ja päivittää Väestörekisterikeskuksen, Suomen Asiakastieto Oy:n ja muun osoite-, päivitys- ja muuta vastaavaa palvelua tarjoavan rekisterinpitäjän rekisteristä.     

Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle    

Fortum Power and Heat Oy:n asiakasrekisteristä ei luovuteta tietoja Fortum-konsernin ulkopuolelle. Asiakastietoja voidaan luovuttaa toimeksiannon suorittamista varten palveluntoimittajille, joiden kanssa on sovittu toimeksiannon suorittamisesta Fortum Power and Heat Oy:n lukuun. Palveluntoimittajilta edellytetään lainsäädännön ja toimialan ohjeiden mukaisia tietosuoja- ja salassapito-säännöksien noudattamista. Fortum Power and Heat Oy käyttää yhteistä asiakaspalvelujärjestelmää Caruna Oy:n, Caruna Espoo Oy:n ja Fortum Markets Oy:n kanssa. Asiakaspalvelujärjestelmän tietojen käytön osalta noudatetaan lainsäädännön ja toimialan ohjeiden mukaisia salassapitosäännöksiä.  Voimassa olevan lainsäädännön edellyttämin tavoin tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille. Fortum Power and Heat Oy:n asiakasrekisteristä ei siirretä asiakastietoja EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.    

Rekisterin suojauksen periaatteet  

Asiakasrekisterin tiedot kerätään tietokantoihin, jotka on suojattu palomuurein, salasanoin sekä muilla teknisillä keinoilla. Tietoihin on käyttöoikeus vain Fortum Power and Heat Oy:n palveluksessa olevilla henkilöillä tai sen valtuuttamilla toimijoilla, jotka tarvitsevat tietoja työtehtävissään. Fortum edellyttää henkilöstöltään ja yhteistyökumppaneilta sitoutumista asiakastietojen salassapitoon. Heillä on käytössään käyttäjätunnukset ja salasanat. Manuaalisessa muodossa olevaa aineistoa säilytetään Fortum Power and Heat Oy:n käytössä olevissa toimitiloissa, jotka on lukittu ja valvottu.   

Tarkastus-, kielto- ja korjausoikeus   

Asiakkaalla on henkilötietolain 26 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa häntä koskevat tiedot ja vaatia virheellisen tiedon korjaamista rekisterissä. Tarkastus- ja oikaisupyyntöjä koskevat tiedustelut voi tehdä soittamalla asiakaspalveluun puh. 0200 19000 (pvm/mpm)
ma -pe klo 9 -17 tai kirjallisesti osoitteeseen Fortum Power and Heat Oy, Lotta Laxén, PL 100, 00048 FORTUM. Rekisteröidyllä on oikeus kieltää tietojensa käyttäminen suoramarkkinointiin, etämyyntiin tai mielipidetutkimuksiin ilmoittamalla siitä soittamalla asiakaspalveluun puh. 0200 19000 (pvm/mpm) ma-pe klo 9-17 tai kirjallisesti osoitteeseen Fortum Asiakaspalvelu Oy, PL 100, 00048 FORTUM. 

Tämä rekisteriseloste on nähtävänä myös Fortum Power and Heat Oy:n toimitiloissa osoitteessa Keilaniementie 1, Espoo, Piispanportti 10, Espoo, Iiksenvaarantie 2, Joensuu sekä Pohjoisväylä 27, Järvenpää. 

19.5.2015